ANNONCE

Når en virksomhed skal flytte, er det nemt at gøre opgaven meget konkret: Skrivebordene skal ud, computerne skal pakkes ned, og arkivskabene skal fra den gamle adresse til den nye. Men hvis hele inventaret automatisk får en billet med på flyttevognen, går virksomheden glip af en oplagt mulighed.

En ny adresse giver nemlig anledning til at spørge, om arbejdspladsen stadig skal se ud og fungere som den gamle.

Måske er der kommet flere hybride arbejdsdage, siden kontoret sidst blev indrettet. Måske står der skabe fyldt med materiale, ingen længere bruger, eller mødelokalerne fylder mere end deres faktiske anvendelse berettiger til. En erhvervsflytning kan derfor være et naturligt tidspunkt at gøre status over både inventar og arbejdsgange, før de nye lokaler bliver fyldt.

Det kræver lidt mere planlægning inden flyttedagen, men kan til gengæld spare virksomheden for at transportere, placere og senere bortskaffe ting, der aldrig burde være flyttet med.

Tegn de nye lokaler, før I pakker de gamle ned

Et plantegningsoverblik er et enkelt sted at begynde. Hvor skal medarbejderne arbejde? Hvor mange faste arbejdspladser er der reelt behov for? Skal nogle områder bruges til koncentration, mens andre indrettes til samarbejde og korte møder?

Når de spørgsmål er besvaret, bliver det lettere at vurdere det eksisterende inventar.

Et stort mødebord kan eksempelvis have fungeret glimrende i det gamle lokale, men være en dårlig løsning i et mindre rum på den nye adresse. Omvendt kan to mindre borde måske kombineres mere fleksibelt. Reoler, skabe og printerstationer bør på samme måde vurderes ud fra det nye kontor frem for ud fra deres gamle placering.

Det er især værd at gennemgå:

• skriveborde og arbejdsstole
• mødeborde og stole
• skabe, reoler og arkiver
• printere og andet fællesudstyr
• køkken- og loungeinventar
• IT-udstyr, kabler og skærme
• ting, der ikke har været brugt det seneste år.

Pointen er ikke nødvendigvis at købe nyt. Tværtimod kan en gennemtænkt flytning gøre det tydeligt, hvor meget af det eksisterende inventar der faktisk fungerer godt, og hvor der er noget, som ikke længere passer til virksomhedens behov.

Erhvervsflytning København kræver klare beslutninger om, hvad der skal med

Når sorteringen først bliver taget på selve flyttedagen, er den ofte for sent ude. På det tidspunkt står flyttefolkene klar, og den hurtigste beslutning bliver let at tage alt med.

Derfor bør virksomheden have markeret på forhånd, hvad der skal til den nye adresse, hvad der skal opbevares midlertidigt, og hvad der skal udgå.

Ved planlægning af erhvervsflytning København arbejder Døgnflyt blandt andet med kontorflytning, domicilflytning, projektledelse og flytteplaner. Virksomheden beskriver også sortering af uønsket inventar som en naturlig del af behovsafklaringen før et skift til nye lokaler.

Det giver god mening at træffe de beslutninger tidligt. Hvis et arkivskab ikke skal med, er der ingen grund til først at bruge arbejdstid på at tømme, mærke, flytte og genplacere det. Hvis et møbel derimod skal opbevares, mens de nye lokaler færdiggøres, bør det være tydeligt, så det ikke ender i den forkerte ende af flyttelæsset.

Mærkning kan her gøre en stor forskel. I stedet for alene at skrive medarbejdernavn på kasser og inventar, kan virksomheden arbejde med zoner eller rumnumre på den nye adresse. “Møderum 2”, “marketing” og “lager A” er langt mere anvendeligt for et flyttehold end vage betegnelser, der kræver en medarbejder til konstant at vise vej.

Jo flere beslutninger der er taget inden ankomsten, desto mindre bliver de nye lokaler et midlertidigt lager af flyttekasser og møbler.

Lad de første uger vise, om indretningen fungerer

Selv en omhyggelig plantegning kan ikke forudsige præcis, hvordan en ny arbejdsplads bliver brugt. Først når medarbejderne har arbejdet der et stykke tid, bliver det tydeligt, om bestemte områder fungerer efter hensigten.

Måske bliver et lille møderum langt mere efterspurgt end forventet, mens et større lokale næsten står tomt. En printer kan vise sig at stå upraktisk, eller et område med arbejdspladser kan have mere gennemgang, end tegningen antydede.

Derfor behøver virksomheden heller ikke betragte indretningen på første arbejdsdag som den endelige version. Det kan være klogere at få de vigtigste funktioner på plads og derefter justere, når de faktiske arbejdsmønstre bliver synlige.

Det gælder også opbevaring. Hvis virksomheden har været i tvivl om bestemte møbler eller arkiver, kan midlertidig opmagasinering i nogle tilfælde give bedre mening end at fylde de nye lokaler med ting, man måske senere opdager, at der slet ikke er brug for.

På den måde bliver flytteprocessen også en anledning til at se kritisk på vaner. Har hvert team stadig behov for sine egne skabe? Skal alle medarbejdere nødvendigvis have en fast plads? Hvor opstår de spontane samtaler, og hvor er der behov for ro?

Svarene afhænger naturligvis af virksomheden. Der findes ikke én rigtig kontorindretning, men der findes en tydelig forskel mellem et kontor, der er planlagt efter den måde, mennesker arbejder på i dag, og et kontor, der blot er en kopi af det gamle.

Det er netop dér, en erhvervsflytning kan mere end at ændre adressen. Når virksomheden sorterer, prioriterer og planlægger før flyttevognen ankommer, får den mulighed for at bruge de nye lokaler bedre fra begyndelsen – i stedet for at bruge de første måneder på at finde ud af, hvor alt det gamle inventar egentlig skal stå.